BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM ————————— Số:   451 /HVN-TCCB	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc —————————————— Hà Nội, ngày    22   tháng  04  năm 2015
V/v: hướng dẫn xây dựng, thẩm định Đề án vị trí việc làm trong các đơn vị thuộc Học viện

 

 

Kính gửi: Trưởng các đơn vị trực thuộc Học viện

 

 

Căn cứ Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 05/5/2012 của Chính phủ Quy định về vị trí việc làm trong các đơn vị sự nghiệp công lập; Thông tư số 14/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP; Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức.

Căn cứ các văn bản hướng dẫn xây dựng Đề án vị trí việc làm của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: văn bản số 3414/BNN-TCCB ngày 19/7/2012 V/v hướng dẫn một số nội dung về quản lý biên chế công chức hành chính nhà nước, vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập và hợp đồng lao động trong các cơ quan, đơn vị theo quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP; văn bản số 1994/BNN-TCCB ngày 26/4/2013 về quản lý biên chế viên chức (số lượng người làm việc) trong các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ năm 2012, 2013 và kế hoạch năm 2014, văn bản số 2693/BNN-TCCB ngày 10/6/2013 V/v xây dựng đề án vị trí việc làm của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, trong đó chọn 8 đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ để hướng dẫn thí điểm xây dựng Đề án.

Trên cơ sở quy định của pháp luật và các chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Học viện hướng dẫn xây dựng, thẩm định Đề án vị trí việc làm và chức danh nghề nghiệp viên chức đối với các đơn vị thuộc Học viện như sau:

I. MỤC ĐÍCH

1. Quy định cụ thể về các nguyên tắc, căn cứ, phương pháp xác định vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp.

2. Thống nhất về thẩm quyền, phương pháp, hình thức xác định vị trí việc làm viên chức, phù hợp với Luật viên chức

3. Thay đổi nhận thức về xây dựng phương án biên chế hàng năm, khắc phục tình trạng xin, cho trong công tác phân bổ chỉ tiêu biên chế, xác định chính xác việc sử dụng, phân bổ nguồn nhân lực.

4. Nâng cao năng lực điều hành của các cấp lãnh đạo, quản lý thông qua kết quả thực hiện nhiệm vụ trong từng lĩnh vực trên cơ sở vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp.

5. Thông qua việc xác định vị trí việc làm, xác định quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, công khai, minh bạch, thuận tiện đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

II. YÊU CẦU

1. Việc xác định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp phải căn cứ vào quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

2. Việc xác định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp phải đảm bảo tính dân chủ, tránh sự áp đặt, đảm bảo tính khả thi cao khi được phê duyệt.

3. Đảm bảo tính khách quan, toàn diện, tính lịch sử, cụ thể, trên cơ sở nâng cao tinh thần, trách nhiệm, tránh qua loa, đại khái, kê khai lấy lệ hoặc đi quá sâu vào các tiểu tiết, đầu mục mỗi công việc.

III. TRÌNH TỰ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN VỊ TRÍ VIỆC LÀM

1. Các đơn vị có trách nhiệm xây dựng Đề án vị trí việc làm của đơn vị mình trình Học viện theo quy định.

2. Học viện thẩm định Đề án vị trí việc làm của đơn vị trực thuộc; tổng hợp, xây dựng Đề án vị trí việc làm của Học viện và gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp theo quy định.

IV. VỀ VỊ TRÍ VIỆC LÀM TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

(Vị trí việc làm gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng)

1. Vị trí việc làm

a) Khái niệm: Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập.

b) Vị trí việc làm được phân loại như sau:

- Vị trí việc làm do một người đảm nhận,

- Vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận,

- Vị trí việc làm kiêm nhiệm.

c) Nguyên tắc xác định và quản lý vị trí việc làm

- Tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý viên chức,

- Vị trí việc làm được xác định và điều chỉnh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị,

- Vị trí việc làm phải gắn với chức danh nghề nghiệp, chức vụ quản lý tương ứng,

- Bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp với thực tiễn.

d) Căn cứ xác định vị trí việc làm

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và công việc thực tế của đơn vị,

- Tính chất, đặc điểm, nhu cầu công việc của đơn vị,

- Mức độ phức tạp, quy mô công việc; phạm vi, đối tượng phục vụ; quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật chuyên ngành

- Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin,

- Thực trạng bố trí, sử dụng viên chức của đơn vị.

đ) Phương pháp xác định vị trí việc làm

Phương pháp xác định vị trí việc làm trong đơn vị thực hiện theo Điều 5 Nghị định 41/2012/NĐ-CP và các Điều 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Thông tư 14/2012/TT-BNV.

Cụ thể như sau:

- Việc xác định vị trí việc làm trong đơn vị thực hiện theo phương pháp tổng hợp,

- Xác định vị trí việc làm theo phương pháp tổng hợp được thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa việc phân tích công việc với thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ viên chức của đơn vị và được thực hiện theo 8 bước sau:

Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị sự nghiệp công lập.

1. Từng cá nhân thống kê công việc được phân công thực hiện theo Phụ lục số 1A, Thông tư số 05/2013/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

2. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị để xác định bảng thống kê các công việc và số lượng công việc trong đơn vị.

3. Yêu cầu về thống kê công việc:

- Thống kê những công việc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại có tính chu kỳ mà đơn vị thực hiện,

- Không thống kê những công việc có tính thời vụ, đột xuất hoặc công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị,

- Thực hiện trình tự từ đơn vị cấp dưới lên đơn vị cấp trên trong cơ cấu tổ chức của Học viện. Người đứng đầu các đơn vị có trách nhiệm thống kê công việc thuộc đơn vị mình báo cáo Giám đốc Học viện.

4. Bảng thống kê công việc trong đơn vị thực hiện theo Phụ lục số 01 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 2: Phân nhóm công việc

1. Người đứng đầu đơn vị chỉ đạo việc tổng hợp và phân nhóm công việc như sau:

- Nhóm công việc lãnh đạo quản lý, điều hành

- Nhóm công việc hoạt động nghề nghiệp

- Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ

2. Việc phân nhóm công việc được thực hiện theo Phụ lục số 02 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định vị trí việc làm trong đơn vị gồm:

- Chế độ làm việc của đơn vị (gồm chế độ làm việc 40 giờ một tuần, chế độ làm việc 24 giờ/ 24 giờ (theo giờ hành chính hoặc theo ca, kíp, chế độ làm việc của giảng viên…),

- Phạm vi hoạt động của đơn vị,

- Tính đa dạng về lĩnh vực hoạt động của đơn vị, gồm: Hoạt động trong một ngành, nghề và hoạt động trong nhiều ngành, nghề,

- Tính chất, đặc điểm hoạt động nghề nghiệp của đơn vị,

- Mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động của đơn vị.

2. Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng được thực hiện theo Phụ lục số 03 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ viên chức, người lao động

1. Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ viên chức, người lao động là nội dung quan trọng trong xác định vị trí việc làm. Việc thống kê, đánh giá phải đảm bảo chính xác, khách quan, thực hiện như sau:

a) Thống kê thực trạng về số lượng và chất lượng đội ngũ viên chức và lao động hợp đồng (nếu có) tại thời điểm xây dựng Đề án.

b) Báo cáo đánh giá thực trạng việc đáp ứng yêu cầu công việc, bố trí, sử dụng và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ. Báo cáo phải thể hiện đầy đủ hai nội dung sau:

- Đánh giá việc đáp ứng và sự phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của đội ngũ viên  chức và người lao động ở đơn vị,

- Đánh giá sự phù hợp hay không phù hợp của việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng viên chức và người lao động theo nhiệm vụ đang đảm nhận.

2. Việc thống kê thực trạng đội ngũ công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị thực hiện theo Phụ lục số 04 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 5: Xác định bảng danh mục vị trí việc làm cần thiết của đơn vị

1. Mỗi vị trí việc làm gắn với nội dung chuyên môn, nghiệp vụ cụ thể, gắn với chức danh nghề nghiệp, hạng chức danh nghề nghiệp và chức danh lãnh đạo, quản lý trong đơn vị.

2. Danh mục vị trí việc làm của đơn vị bao gồm:

- Các vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành,

- Các vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động nghề nghiệp,

- Các vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ.

Việc xác định bảng danh mục vị trí việc làm được tiến hành đồng thời với việc xác định chức danh nghề nghiệp, hạng chức danh nghề nghiệp ứng với vị trí việc làm và số lượng người làm việc (số lượng người làm việc được tính toán ở bước 6).

3. Xây dựng danh mục vị trí việc làm được thực hiện theo Phụ lục số 05 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm

1. Bản mô tả công việc được xây dựng dựa vào kết quả thực hiện bước 5 và những phân tích, đánh giá tổ chức tại bước 1, 2, 3, đồng thời được hiệu chỉnh bởi kết quả rà soát, thống kê đã thực hiện tại bước 4.

2. Mô tả công việc từng vị trí thực hiện như sau:

- Mô tả nội dung, quy trình, thủ tục và thời gian hoàn thành từng công việc của từng vị trí việc làm,

- Mô tả kết quả (sản phẩm), khối lượng công việc của từng vị trí việc làm,

- Điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi trường làm việc,…).

3. Xác định số lượng người làm việc: Sau khi hoàn tất bản mô tả công việc, nhu cầu về số lượng người làm việc cho mỗi vị trí việc làm tương ứng sẽ được tính toán hoàn chỉnh ở bước này và bổ sung vào Phụ lục số 5.

4. Bản mô tả công việc của vị trí việc làm được thực hiện theo Phụ lục số 06 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm

1. Khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng trên cơ sở yêu cầu thực hiện công việc, được phản ánh trên bản mô tả công việc tương ứng, gồm các năng lực và kỹ năng (năng lực tổng hợp; năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế của ngành; năng lực tập hợp, quy tụ; năng lực điều hành và phối hợp hoạt động; kỹ năng soạn thảo văn bản; viết báo cáo, quản lý dự  án…) cần có để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

2. Khung năng lực đồng thời để đánh giá nhu cầu năng lực, xây dựng và thực hiện các chương trình/ giáo trình đào tạo nhằm tăng cường năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.

3. Khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng theo Phụ lục số 07 Thông tư 14/2012/TT-BNV (đính kèm văn bản này).

Bước 8: Xác định chức danh nghề nghiệp tương ứng với danh mục vị trí việc làm cần thiết

a) Việc xác định chức danh nghề nghiệp và hạng chức danh nghề nghiệp ứng với vị trí việc làm và số lượng người làm việc được tiến hành đồng thời và gắn liền với quá trình xác định danh mục vị trí việc làm và căn cứ vào các yếu tố sau:

+ Lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ,

+ Tên của vị trí việc làm,

+ Bản mô tả công việc,

+ Khung năng lực,

+ Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của đơn vị,

+ Quy định về hạng cao nhất của chức danh nghề nghiệp của đơn vị.

b) Hạng của chức danh nghề nghiệp được xác định các cấp độ từ cao xuống thấp (từ hạng I đến hạng IV) theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.

2. Cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp

a) Cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong đơn vị là tỷ lệ của số lượng viên chức theo từng chức danh nghề nghiệp tương ứng với vị trí việc làm trong đơn vị.

b) Cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp được xác định theo các căn cứ sau:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị được cơ quan có thẩm quyền quyết định,

- Tính chất, đặc điểm, phạm vi, quy mô, mức độ phức tạp của công việc,

- Số lượng vị trí việc làm và chức danh nghề nghiệp tương ứng.

c) Cơ cấu viên chức theo hạng chức danh nghề nghiệp được thống kê như sau:

- Số viên chức giữ chức danh nghề nghiệp hạng I hoặc tương đương là …….…

( =  …….% tổng số người làm việc)

- Số viên chức giữ chức danh nghề nghiệp hạng II hoặc tương đương là ………

 ( =  …….% tổng số người làm việc)

- Số viên chức giữ chức danh nghề nghiệp hạng III hoặc tương đương là ………

( =  …….% tổng số người làm việc)

- Số viên chức giữ chức danh nghề nghiệp hạng IV hoặc tương đương là ………

 ( =  …….% tổng số người làm việc)

- Chức danh khác là … ….

( =  …..% tổng số người làm việc).

3. Bố cục Đề án vị trí việc làm của đơn vị

a) Đề án vị trí việc làm của đơn vị gồm 3 phần:

Phần I: Sự cần thiết và cơ sở pháp lý.

I. Sự cần thiết xây dựng Đề án.

II. Cơ sở pháp lý.

Phần II: Xác định vị trí việc làm, số lượng người làm việc và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp.

I. Xác định vị trí việc làm.

II. Xác định số lượng người làm việc.

III. Xác định cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp.

IV. Kiến nghị đề xuất (nếu có).

Phần III: Phụ lục kèm theo Đề án.

- Văn bản thẩm định đề án của Học viện.

- Bản sao Quyết định thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị.

- Các văn bản có liên quan đến việc xây dựng Đề án.

b) Bố cục Đề án vị trí việc làm của đơn vị thực hiện theo Phụ lục số 8, Thông tư số 14/2012/TT-BNV.

V. VỀ THẨM ĐỊNH ĐỀ ÁN VỊ TRÍ VIỆC LÀM

1. Nội dung thẩm định

a) Hồ sơ, trình tự, thủ tục xác định vị trí việc làm theo quy định.

b) Sự cần thiết và cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án.

c) Danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc, khung năng lực phù hợp và cơ cấu hạng chức danh nghề nghiệp viên chức và dự kiến số lượng người làm việc theo vị trí việc làm.

2. Trách nhiệm của các đơn vị

a) Học viện Nông nghiệp Việt Nam:  Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng Đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh nghề nghiệp, tổ chức thẩm định Đề án vị trí việc làm, tổng hợp kèm theo các biểu phụ lục từ số 1 đến phụ lục số 9A, 10A, 11A Thông tư số 14/2012/TT-BNV trình Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) theo quy định.

b) Các đơn vị: Xây dựng Đề án vị trí việc làm, tổng hợp kèm theo biểu phụ lục từ số 1 đến phụ lục số 9A Thông tư số 14/2012/TT-BNV trình Giám đốc phê duyệt (qua Ban Tổ chức cán bộ) theo quy định.

c) Ban Tổ chức cán bộ là cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo xây dựng Đề án vị trí việc làm của Học viện giúp Giám đốc thẩm định Đề án vị trí việc làm và cơ cấu chức danh nghề nghiệp của các đơn vị; tổng hợp Đề án vị trí việc làm của Học viện trình Bộ có văn bản gửi Bộ Nội vụ phê duyệt.

VI. HỒ SƠ, THỜI HẠN GỬI ĐỀ ÁN VỊ TRÍ VIỆC LÀM

1. Hồ sơ bao gồm

a) Công văn đề nghị phê duyệt Đề án vị trí việc làm.

b) Đề án vị trí việc làm và cơ cấu chức danh nghề nghiệp viên chức.

c) Bản sao Quyết định về việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị.

d) Các văn bản có liên quan đến việc xây dựng Đề án.

2. Thời hạn gửi Đề án vị trí việc làm

Đề án vị trí việc làm được phê duyệt ổn định từ 1-3 năm.

Các đơn vị trực thuộc Học viện gửi hồ sơ Đề án vị trí việc làm về Học viện (qua Ban Tổ chức cán bộ) để thẩm định, tổng hợp trước ngày 15 tháng 5 năm 2015 theo đúng quy định.

Hàng năm, khi có biến động về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy, tính chất, đặc điểm, yêu cầu công việc, mức độ phức tạp, quy mô, phạm vi, đối tượng phục vụ, mức độ hiện đại hóa công sở.. thì cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng Đề án điều chỉnh vị trí việc làm trình cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại quy định tại Điều 11 Nghị định 41/2012/NĐ-CP (đối với đơn vị sự nghiệp công lập).

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trưởng các đơn vị  tổ chức họp cơ quan, đơn vị quán triệt việc thực hiện Đề án vị trí việc làm trong cơ quan, đơn vị mình, xác định Đề án vị trí việc làm là việc trọng tâm trong năm 2015 và các năm tiếp theo để thực hiện tốt tiến độ cải cách chế độ công vụ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, đồng thời khẩn trương chỉ đạo xây dựng, thẩm định Đề án vị trí việc làm của cơ quan, đơn vị mình tổng hợp trình Học viện (qua Ban Tổ chức cán bộ) theo quy định.

2. Ban Tổ chức cán bộ là cơ quan thường trực xây dựng Đề án vị trí việc làm của Học viện, tổ chức Hội nghị tập huấn, hướng dẫn các đơn vị tổ chức xây dựng Đề án vị trí việc làm; đồng thời thẩm định, tổng hợp báo cáo Bộ theo quy định.

3. Trong quá trình xây dựng, thẩm định Đề án nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Học viện (qua Ban Tổ chức cán bộ) để được hướng dẫn, giải đáp theo quy định.

Xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu chức danh nghề nghiệp viên chức là nhiệm vụ lớn, phức tạp triển khai trên diện rộng liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, chất lượng công chức, viên chức, điều kiện vật chất, năng lực hoạt động của cơ quan, đơn vị,.., đồng thời là một trong các nội dung đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức theo quy định tại Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ.

Nhận được công văn này, Giám đốc Học viện yêu cầu Trưởng các đơn vị khẩn trương triển khai thực hiện. Đề án vị trí việc làm của các đơn vị trực thuộc gửi về Học viện trước ngày 15/5/2015 để kịp thời thẩm định báo cáo Bộ phê duyệt./.

Nơi nhận: -Như trên (để t/h);  -Lưu VT,TCCB.

GIÁM ĐỐC   Đã ký   Trần Đức Viên

 

 

Các văn bản và mẫu biểu kèm theo

 

Hướng dẫn kê khai các Phục lục