1. Chức trách: Là công chức thừa hành nghiệp vụ văn thư của cơ quan, thực hiện công việc sắp xếp, phân phối, chuyển giao và quản lý các văn bản đi, đến của cơ quan.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của cơ quan.

- Tiếp nhận các bản thảo về trình duyệt, các bản đánh máy... để trình lãnh đạo ký (theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan).

- Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản theo địa chỉ.

- Viết các giấy tờ theo biểu mẫu... để trình ký cấp cho các công chức trong cơ quan.

- Chuyển giao văn bản, tài liệu và điện tín.

- Kiểm tra thể thức văn bản và báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp về các văn bản sai thể thức.

- Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy chế.

- Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý để tra tìm nhanh phục vụ nhu cầu khai thác.

- Nộp hồ sơ đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

- Đánh máy, sao in các văn bản, tài liệu (ở cơ quan không có nhân viên, kỹ thuật viên đánh máy chữ chuyên trách).

- Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật của công tác văn thư trong cơ quan.

2. Hiểu biết:

- Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

- Hiểu các quy chế của cơ quan về công tác văn thư.

- Nắm vững các quy chế bảo mật trong cơ quan có liên quan đến công tác văn thư.

- Nắm vững thể lệ gửi, nhận công văn, điện tín theo địa chỉ.

- Biết đánh máy chữ và sử dụng các phương tiện sao in tài liệu.

- Giao tiếp lịch sự, văn minh.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp phổ thông trung học, chữ viết đẹp, rõ ràng.

- Tốt nghiệp lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư 3 tháng trở lên.

- Có chứng chỉ trình độ tin học văn phòng.

- Hết thời gian tập sự, đạt tiêu chuẩn thì chuyển sang ký hợp đồng làm việc.