I. CÁN SỰ VĂN THƯ

 

1. Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn thư thực hiện các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư và giúp trưởng phòng hành chính hoặc chánh văn phòng triển khai hướng dẫn theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ về quản lý nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Tham gia soạn thảo văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư (quy định, quy chế, các văn bản khác) nhằm cụ thể hóa công tác văn thư của cơ quan theo đúng các quy định của Nhà nước.

- Tham gia tổ chức hợp lý hóa quy trình luân chuyển văn bản và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản.

- Tham gia xây dựng danh mục hồ sơ; hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước.

- Theo dõi quá trình thực hiện các công việc được phân công có phân tích, đánh giá hiệu quả và báo cáo kịp thời, phát hiện đề xuất với lãnh đạo để thực hiện đúng chế độ chính sách và các quyết định của quản lý.

- Trực tiếp thực hiện những công việc khác của công tác văn thư theo sự phân công của lãnh đạo.

- Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của các công chức nghiệp vụ văn thư cấp trên.

2. Hiểu biết:

- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành, cơ quan về công tác văn thư.

- Nắm được các nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư.

- Nắm được nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư thuộc phạm vi được phân công quản lý.

- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.

- Nắm được thủ tục quản lý hành chính Nhà nước.

- Hiểu rõ những đặc điểm của các đối tượng quản lý.

- Biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư theo sự hướng dẫn của chuyên viên văn thư.

- Biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp trung học văn thư - lưu trữ và đã qua thời gian tập sự (nếu là trung cấp khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).

- Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.

- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngắn hạn.