II. CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ

1. Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn thư giúp lãnh đạo phòng nghiệp vụ văn thư, phòng hành chính hoặc văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện, tỉnh, các bộ, ngành ở Trung ương, tổ chức quản lý nghiệp vụ công tác văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực văn thư theo sự phân công.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sở của những quy định của Nhà nước phù hợp với thực tế của đơn vị.

- Tham gia xây dựng các Văn bản pháp quy về công tác văn thư để trình Nhà nước ban hành.

- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành hoặc các quy định về nghiệp vụ công tác văn thư của cơ quan.

- Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà nước, các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của ngành về công tác văn thư ở cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền.

- Kiểm tra, hướng dẫn các quy định về thể thức văn bản của cơ quan hoặc của đối tượng quản lý trước khi ban hành theo quy định của Nhà nước.

- Chủ động tổ chức được sự phối hợp với công chức-viên chức, đơn vị liên quan và hướng dẫn giúp đỡ cán sự văn thư trong việc triển khai công tác văn thư thuộc phạm vi được phân công.

- Tổng kết, đánh giá hiệu quả quản lý công tác văn thư và đề xuất các biện pháp cải tiến báo cáo với cấp trên. Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp văn thư.

2. Hiểu biết:

- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy của Nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành, của cơ quan về công tác văn thư.

- Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.

- Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ trách.

- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư, có năng lực soạn thảo văn bản.

- Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa học trong quản lý.

- Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thư trong nước và thế giới.

- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có khả năng tổ chức để triển khai công việc có hiệu quả.

- Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử đã qua thời gian tập sự.

- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội dung chương trình của Học viện Hành chính quốc gia.

- Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.

- Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn).